La firma electrónica se ha convertido en una de las herramientas online más importantes en los últimos años. Gracias a ella se pueden realizar un sinfín de gestiones y trámites burocráticos, ¡sin la necesidad de salir de casa! Pero, ¿sabemos qué es y cómo conseguirla? En Dineo te contamos todo lo que necesitas saber sobre este trámite aquí mismo. ¡Descúbrelo!

Y si quieres saber más sobre trámites administrativos, esto es para ti:

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¿Qué es la firma electrónica?

El Gobierno, a través de su portal especifico, define la firma digital como “un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico”. Por lo tanto podríamos definirlo como una herramienta electrónica que permite identificar a la persona que está firmando. Hasta aquí sencillo, ¿verdad?

Además, la firma digital es única y exclusiva de cada persona, por lo que nadie, salvo el propietario de la misma, puede hacer uso de ella, garantizando la validez del documento firmado. Toda esta información queda recogida en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, que recoge la base legal de la firma digital y todo lo que implica.

Tipos de firma electrónica en España

En España, la firma electrónica se regula bajo el Reglamento eIDAS (Reglamento UE n.º 910/2014) y la Ley 6/2020, que establecen su validez y uso en distintos entornos. Los principales tipos son:

1. Firma electrónica simple. Es el tipo más básico y común. Sirve para identificar al firmante mediante datos electrónicos como contraseñas, códigos PIN, o incluso una firma escaneada. Aunque es válida legalmente, su nivel de seguridad es inferior y no garantiza la integridad total del documento ni la autenticación robusta del firmante.
2. Firma electrónica avanzada. Garantiza una identificación única y vinculante del firmante al documento, asegurando que cualquier modificación posterior sea detectable. Utiliza herramientas como certificados digitales o claves privadas, lo que la hace más segura que la firma simple. Es ideal para contratos o documentos que requieren un mayor nivel de confianza.
3. Firma electrónica cualificada. Es el nivel más alto de seguridad y tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Este tipo de firma requiere el uso de un certificado digital cualificado emitido por un prestador acreditado y un dispositivo seguro de creación de firma. Es común en procesos legales, notariales y administrativos.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

Resulta curioso el proceso completo de la firma electrónica pero, por supuesto, ¡vamos a explicártelo! No se trata de dibujar nuestra firma manuscrita en un documento para mostrar nuestro consentimiento, sino que conlleva un procedimiento detrás que vamos a explicarte:

1. Debemos contar con un archivo digital (PDF, hoja de cálculo, imagen o formulario).
2. La persona que quiere firmar tendrá que tener activado el DNI electrónico (Esto se puede hacer en cualquier oficina de Policía que expida DNI. Simplemente tendremos que llevar nuestro DNI y usar las máquinas especificas para ello). El DNI electrónico será lo que usemos para firmar digitalmente a través de un certificado.
3. Debemos contar con un lector de DNIs para conectarlo al ordenador y poder firmar con nuestro DNI.
4. Para firmar un documento, debemos contar con una aplicación que «lea» la información del lector de DNI y genere un certificado en el documento que nos interese.
5. Al firmar, la aplicación nos pedirá una contraseña. Esta contraseña es la que hemos creado en las oficinas de la Policía. Si se nos olvida, también tendremos que ir a cualquier oficina de Policía que expida DNIs para tenerla.
6. Una vez introduzcamos la contraseña, la aplicación firmará el documento y nos pedirá que guardemos el firmado. Este será el documento final en el que se ha introducido el certificado de la firma.

Si preferimos ver el proceso de forma gráfica y resumido, sería algo así:

Seguramente os han surgido nuevas dudas con el procedimiento que se realiza para firmar electrónicamente un documento y que ni siquiera la imagen aclara: ¿qué es ese certificado?, ¿qué aplicación se utiliza para generar el resumen y, por tanto, firmarlo? 

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

Aunque los términos “firma electrónica” y “firma digital” suelen usarse indistintamente, existen diferencias clave:

• Firma electrónica. Es un concepto amplio que engloba cualquier mecanismo digital que permita identificar al firmante y vincularlo al documento. Incluye desde contraseñas hasta firmas cualificadas, y su validez depende del tipo y nivel de seguridad.
• Firma digital. Es un subtipo de firma electrónica que utiliza criptografía asimétrica para garantizar la autenticidad del firmante y la integridad del documento. Se basa en el uso de claves públicas y privadas y suele ser parte de las firmas avanzadas o cualificadas.

¿Cómo conseguir la firma electrónica?

Conocemos qué es la firma digital y el proceso que realiza para firmar digitalmente cualquier documento. Ahora bien, para poder hacer uso de esta, como ya te hemos contado, es necesario contar con un Certificado Digital o un DNI electrónico y una aplicación especifica de firmas digitales.

Certificado digital y DNI electrónico

Tanto el certificado digital como el DNI electrónico son la base de la firma electrónica y sin estos no se puede llegar a firmar digitalmente ningún documento. Ambos contienen unas claves criptográficas que validan y certifican, de manera inequívoca, que la firma se corresponde con una persona o entidad concreta. 

Entre los datos que constan en estos documentos están: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expedición y el organismo que lo expide. También se encuentran firmados por la Autoridad de Certificación, dando fe que los datos y la firma se corresponden con un usuario concreto.

Para obtener un certificado digital o electrónico es necesario solicitarlo a las Autoridades de Certificación. Como te comentábamos la Policía es una de ellas, de todos modos, en este portal del ministerio podrás encontrar a todas aquellas autoridades que se encuentran cualificadas para realizar dicho trámite. Ellos serán los que expliquen los requisitos necesarios para obtenerlo o para renovarlo.

Aplicación de la firma digital

Se trata de una aplicación gratuita que pertenece al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Se llama Autofirma. Es una aplicación que permite la firma y su verificación de manera electrónica de cualquier documento como words, PDFs, hojas de cálculo, etc.

Por otro lado, si lo que se firma es un formulario web o la presentación de un documento oficial a través de las sedes web de los ministerios, haremos uso de VALIDe. Esta aplicación no es necesario descargarla en nuestro ordenador y también nos permitirá validar nuestros certificados digitales.

¿Para qué utilizo la firma digital?

Al margen de las tres principales características que hemos mencionado con anterioridad: identificación del usuario, integridad del documento y no repudio (renuncia); la firma digital cuenta con multitud de aplicaciones prácticas que mejoran nuestra vida cotidiana.

• Realizar la Declaración de la Renta a través de internet.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Peticiones de información personal como la vida laboral.
• Firma de correos electrónicos.
• Firma de facturas electrónicas para autónomos y empresas.

Procesos para firmar un documento electrónicamente

El proceso para firmar electrónicamente un documento varía según la herramienta utilizada, pero generalmente sigue estos pasos:

1. Preparación del documento. Digitaliza o crea el archivo que deseas firmar. Asegúrate de que está en un formato aceptado (como PDF o Word) y que contiene toda la información necesaria.
2. Selección de la herramienta. Escoge una plataforma de confianza como DocuSign, Adobe Sign, Signaturit u otras que cumplan con la normativa vigente en España y la UE.
3. Autenticación del firmante. Verifica la identidad del firmante mediante métodos como contraseña, PIN, certificado digital, o incluso biometría (reconocimiento facial o huella dactilar).
4. Firma del documento. El firmante aplica su firma digital utilizando el método elegido (clic, token, o certificado cualificado).
5. Validación y almacenamiento. Tras la firma, la plataforma genera un registro de auditoría y sella el documento para evitar modificaciones. Guarda el archivo firmado de forma segura para futuras verificaciones.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Sí, las firmas electrónicas son seguras siempre que se utilicen herramientas acreditadas y métodos de autenticación robustos. Los niveles de seguridad varían según el tipo de firma:

• Firmas simples. Son menos seguras y más vulnerables a suplantaciones.
• Firmas avanzadas y cualificadas. Usan tecnología criptográfica para garantizar la autenticidad del firmante y la integridad del documento, lo que las hace altamente seguras.

Legislación sobre la firma electrónica

En España, la legislación en torno a la firma electrónica está claramente definida por el Reglamento eIDAS y complementada por la Ley 6/2020. Estos marcos legales garantizan que:

• Las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas sean reconocidas con plena validez jurídica.
• Se protejan los derechos del firmante y la seguridad del documento.
• Se promueva su uso en todos los países de la Unión Europea mediante un estándar unificado.

Además, en el ámbito nacional, organismos como el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital supervisan su implementación para asegurar la confianza en su uso diario.

Departamentos donde se puede usar la firma electrónica

La firma electrónica es una herramienta versátil que puede aplicarse en diferentes departamentos dentro de una organización, optimizando procesos y reduciendo tiempos administrativos.

En el área de Recursos Humanos, su uso permite gestionar de manera más eficiente tareas como la firma de contratos laborales, la emisión de certificados de empresa y la aprobación de permisos o bajas, eliminando la necesidad de documentos físicos y facilitando el acceso remoto.

Por otro lado, en el departamento de Finanzas, la firma electrónica resulta esencial para validar presupuestos, aprobar órdenes de pago y formalizar contratos financieros, garantizando seguridad y trazabilidad en todas las transacciones.

En el ámbito de las pequeñas y medianas empresas (pymes), la implementación de la firma electrónica simplifica la gestión de documentos, permite cerrar acuerdos comerciales de forma más rápida y reduce costes operativos relacionados con el manejo de papel. Por su parte, en despachos profesionales y asesorías, esta tecnología es fundamental para agilizar la firma de declaraciones fiscales, contratos mercantiles y poderes notariales, además de facilitar la interacción con clientes y administraciones públicas. En todos estos casos, la firma electrónica no solo ahorra tiempo, sino que también refuerza la seguridad y la legalidad de los procesos documentales.

En definitiva, la firma electrónica nos aporta comodidad con muchos de los trámites y papeles burocráticos que realizamos en nuestro día a día. Obtenerla resulta muy sencillo y simplificará todas esas tareas que antes requerían de firma manuscrita y hoy en día tan solo precisan de un clic.