El control de gastos es una de las claves de la economía personal y empresarial para lanzarnos a nuevas inversiones, no descapitalizarnos y poder afrontar con más seguridad el futuro. En este artículo, hablaremos de qué es el control de gastos, algunos consejos para lograrlo y ventajas de hacerlo de una manera consciente y responsable.
Qué es el control de gastos
Un control de gastos no es solamente registrar todo lo que entra y sale de la caja. Es una pauta que permite controlar estos conceptos, lograr patrones, establecer sistemas de medición de resultados, comparar y tomar decisiones.
Es parte de la estrategia financiera que busca sacar el máximo rendimiento a los recursos hasta lograr mayor rentabilidad.
La importancia de esta iniciativa reside en que una organización financiera hará que se obtengan mejores resultados, la empresa esté mejor equilibrada y con un futuro más promisorio al tener claro cómo afrontarlo. No es poca cosa, ¿verdad?
Ventajas de un control de gastos de empresa
El control de gastos de empresa tiene muchas ventajas que, estamos seguros, se proyectarán en una mejor rentabilidad y salud de la organización.
Metas a largo plazo
¿Cuánto podemos invertir? ¿Cuándo recuperaríamos lo invertido? ¿Cuánto dinero tenemos ahorrado para emergencias? ¿Cuánto hay disponible para pagar créditos? ¿Qué salud financiera tenemos? Son algunas de las preguntas que pueden surgir en una empresa. Una organización financiera te ayudará a proponer y cumplir metas de forma objetiva. Esto es posible porque en todo momento sabrás cuánto dinero entra y sale de la caja. Las metas son un parámetro muy importante sobre el cual operar.
Anticipándonos al futuro
Con una organización de gastos, nos anticiparemos al futuro y evitaremos problemas que se pueden estar gestando por un mal control actual. Llevar un plan con lógica, estricto, con fechas y cumplimientos hará que el futuro sea más seguro y las inversiones que realices logren mejores rendimientos.
La información es poder
Una de las principales ventajas es que tendrás información fidedigna. Es decir, podrás consultar en todo momento qué ocurre en la compañía y tomar decisiones acertadas. Para llevar ese control como debe ser, utiliza plantillas y usa y abusa de las aplicaciones móviles. También, cualquier herramienta que te permita monitorear y tener la información que necesitas es bienvenida.
Reducción de gastos, costos y posibles fugas
Una buena organización permite conocer cuánto entra y sale, qué es necesario y qué no e incluso dónde tienes posibles fugas. Organizar los gastos fijos y variables e incluso posibles situaciones o estacionalidades será vital para programar con más tiempo de anticipación el rendimiento y esas decisiones.
5 consejos para una mejor gestión del control de gastos
Como reza el dicho, cada maestrillo tiene su librillo. En el caso del control de gastos es así, aunque hay varios consejos generales que puedes seguir
Utiliza aplicaciones
Las aplicaciones son una herramienta muy importante para lograr el objetivo de controlar muchos gastos de una manera sencilla y ágil. Entre las aplicaciones más comunes y de mayor ayuda, encontramos:
- MoneyWiz: crea presupuesto, controla facturas y prevé posibles riesgos.
- Checkbook: ideal para llevar al detalle las cuentas. Permite la programación de operaciones financieras comunes.
- Cuentas claras: incluye gráficos personalizados y otras posibilidades visuales para hacer más sencilla y llevadera la organización.
- Spendee: además de ordenar, analiza gastos e ingresos para auxiliar tus decisiones sobre en qué invertir.
- Pocket Money: controlas el efectivo y mejoras la liquidez. ¿Puede haber algo mejor?
- Tus gastos: aplicación gratuita y útil,, incluso si manejas mucho dinero en metálico. Sirve mucho para registrar cualquier gasto, incluso si es muy pequeño.
- 1Money: especialmente diseñada para las facturas y su correspondiente control. Tiene alertas de pago y recordatorios, muy útiles para cumplir con los tiempos establecidos.
- Daily Cost: es ideal para conocer concretamente algunos momentos en los que más salida de dinero has tenido. Esto te ayuda a ponerles freno o buscar soluciones. Una buena solución para observar tus finanzas continuamente y de manera estricta.
Digitalizar los gastos
Ya que hablamos de herramientas digitales, el recurso de la pluma y el papel puede estar ya obsoleto. Por eso, es importante digitalizar todo lo que tienes. Programas como Excel te permitirán elaborar bases de datos importantes. Con este, puedes registrar aspectos como tickets de compra, desembolsos e incluso tablas dinámicas para mejorar tu organización. Hay otros programas que complementan a Excel. En algunos como Anfix, por ejemplo, puedes tomar fotos de tickets para que el programa extraiga los datos de este.
Haz un presupuesto
Aprender a realizar un presupuesto o, si ya sabes cómo, ponerlo en práctica con la visión de organización exhaustiva es importante. El presupuesto es tu hoja de ruta, tu guía para lo que resta del año. Para llevarlo a cabo, debes calcular los gastos mensuales de los últimos 12 meses tanto mensual como trimestralmente. Haz una previsión de gastos y partidas, define conceptos de en qué te sueles gastar algo y lo que esperas ejercer durante ese año. ¡Ah! Trata de ser lo más estricto posible.
El presupuesto hace que la improvisación se quede guardada en un cajón, que no tengas que inventar cosas y, lo mejor, no gastes más de lo que has contemplado. Eso sí, hacer un presupuesto lleva un poco de tiempo. Valdrá la pena.
Comparar al finalizar el año
Una vez que definas el presupuesto, toca comparar. Esta fase es clave para saber si lo que estás haciendo es correcto o no. ¿Te has desviado de la planificación inicial? ¿Cuánto? ¿Has podido reducir de otro concepto para equilibrar la balanza?
La comparación te permitirá ver el negocio en su totalidad, conocerlo y saber qué se puede hacer para mejorarlo. Después de ello, saca tus conclusiones y analiza tus movimientos en el siguiente presupuesto.
El control de gastos será una herramienta muy útil cuando queramos conocer la salud de nuestra organización. Hacerlo de manera correcta es clave para tomar decisiones sobre inversiones y tener clara la rentabilidad y, por lo tanto, el futuro. Con los consejos correctos, esta labor puede ser más sencilla.
